Vous organisez un festival ou un événement associatif et vous entendez parler de "cashless", "NFC", "RFID"... sans vraiment savoir ce que ça signifie ? Vous n'êtes pas seul. Ce guide complet vous explique tous les termes techniques du paiement événementiel, pour que vous puissiez choisir la bonne solution en toute confiance.
Sommaire
Le monde du paiement évènementiel est truffé de sigles et de termes techniques qui peuvent sembler obscurs : NFC, RFID, Cashless, Wristband, Recharging... Si vous démarrez votre réflexion sur l'adoption de ces technologies pour votre évènement, ce jargon peut rapidement devenir un obstacle.
C'est une situation que chez Festicash, nous comprenons parfaitement. Notre solution est née sur le terrain, au cœur d'un festival associatif, créée par des bénévoles qui rencontraient ces mêmes obstacles. Nous savons que la technologie peut faire peur. C'est pourquoi cet article est votre guide de traduction. Nous décortiquons pour vous les termes les plus courants, pour que vous puissiez naviguer avec confiance.
Les technologies de base
NFC (Near Field Communication)
C'est la technologie de communication sans fil à très courte portée (quelques centimètres) qui permet à deux appareils (par exemple, un bracelet et un terminal de paiement) d'échanger des informations. C'est la même technologie que celle utilisée pour le paiement sans contact de votre carte bancaire. Le NFC est privilégié pour les systèmes cashless modernes car il est rapide, très sécurisé et fiable.
RFID (Radio Frequency Identification)
Une technologie plus ancienne qui permet également la communication sans fil, mais sur une distance potentiellement plus longue. En pratique, les systèmes cashless grand public utilisent majoritairement le NFC, qui est une forme spécifique et plus sécurisée de RFID.
QR Code
Un code-barres en 2D que l'on scanne avec un smartphone ou une caméra. Certains systèmes de billetterie ou de rechargement à distance peuvent utiliser des QR codes, mais ils ne sont généralement pas adaptés aux paiements ultra-rapides aux heures de pointe (le "rush" au bar). Sortir un téléphone, le déverrouiller et scanner est bien plus lent qu'un simple "tap" NFC, ce qui peut créer des files d'attente et frustrer vos bénévoles.
Les supports de paiement
Wristband / Bracelet Cashless
Un bracelet (souvent en tissu ou en silicone) équipé d'une puce NFC qui sert de moyen de paiement. C'est le support le plus populaire dans les festivals car il est pratique, difficile à perdre et peut être personnalisé aux couleurs de l'évènement.
Carte Cashless (ou Smart Card)
Une carte au format carte bancaire, également équipée d'une puce NFC. Elle est souvent préférée pour des évènements plus formels ou lorsque le bracelet n'est pas souhaité.
Support Passif vs Actif
Les supports "passifs" (comme les bracelets et cartes NFC) ne nécessitent aucune batterie. Ils sont alimentés par l'énergie du terminal de lecture lors du contact. C'est ce que propose Festicash. C'est la solution la plus fiable et la plus économique pour des événements associatifs : pas de risque de batterie à plat, moins de complexité technique, et un coût unitaire bien plus faible.
Les actions et processus
Cashless (Système Cashless)
L'expression générale désignant un système de paiement dématérialisé où les participants n'utilisent ni espèces ni carte bancaire classique aux points de vente. Ils rechargent un support (bracelet/carte) en amont ou sur place, puis utilisent ce support pour payer.
Top-Up / Recharging (Rechargement)
L'action de créditer le support cashless avec de l'argent. Cela peut se faire en ligne avant l'évènement (via un site web) ou sur place via des "banques cashless" staffées.
Refund / Remboursement
Le processus permettant aux participants de récupérer le solde non dépensé après l'évènement. Un bon système cashless doit proposer un processus simple et transparent. Pour Festicash, il est essentiel que vous, l'organisateur, gardiez le contrôle sur ce processus (par exemple, en validant les demandes) pour assurer la transparence vis-à-vis de votre public.
Offline Mode (Mode Hors-Ligne)
La capacité d'un système cashless à continuer de fonctionner même lorsque la connexion internet (4G, Wi-Fi) est interrompue. Les transactions sont stockées localement et synchronisées automatiquement une fois la connexion rétablie. C'est une fonctionnalité critique pour la fiabilité de votre événement. Un festival en plein air ou une salle des fêtes avec un mauvais réseau ne peut pas se permettre d'arrêter les ventes. Un bon mode hors-ligne garantit qu'aucune vente n'est perdue.
Les acteurs et infrastructures
POS (Point of Sale) / Terminal de Paiement
Le dispositif (généralement une tablette ou un boîtier dédié) utilisé par les vendeurs aux bars, à la restauration, etc., pour enregistrer les ventes et débiter les supports cashless des participants. Il doit être simple et rapide à prendre en main pour vos bénévoles.
Cashless Bank / Banque Cashless
Un stand physique sur le site de l'évènement où les participants peuvent recharger leur support (souvent en espèces ou CB) et obtenir de l'aide. C'est un point de contact humain essentiel pour rassurer et aider les participants.
Backend / Tableau de Bord
L'interface web qui permet aux organisateurs de configurer l'évènement, de suivre les ventes en temps réel, de gérer les terminaux, et d'exporter les rapports financiers. C'est le "cerveau" du système, qui doit vous offrir une visibilité claire et transparente sur vos finances.
Flux financiers et trésorerie
Lorsque vous choisissez un système cashless, renseignez-vous sur le circuit de l'argent. Comment fonctionne le rechargement en ligne ? Où va l'argent des participants ? Combien de temps avant qu'il arrive sur votre compte ? Chez Festicash, nous nous connectons à des solutions de paiement reconnues comme HelloAsso, qui versent l'argent directement sur votre compte associatif. Festicash n'est jamais intermédiaire financier : nous ne touchons jamais à votre argent. C'est une question importante à poser lors de votre choix de prestataire.
Les indicateurs clés (KPIs)
Panier Moyen (Average Basket)
Le montant moyen dépensé par transaction. On observe souvent qu'il augmente avec le cashless, car le paiement est plus simple et moins "douloureux" que de sortir des pièces.
Taux de Rechargement en Ligne (Online Top-Up Rate)
Le pourcentage de participants qui rechargent leur support avant l'évènement. Un taux élevé est un signe d'une bonne communication et signifie surtout moins de file d'attente aux banques cashless le Jour J.
Solde Moyen Restant (Average Remaining Balance)
Le montant moyen non dépensé par participant à la fin de l'évènement. Un indicateur à surveiller pour optimiser la stratégie de rechargement et minimiser les remboursements.
Conclusion
Vous voilà armé du vocabulaire de base du paiement évènementiel. Mais au-delà des mots, le plus important est de choisir un partenaire qui comprend vos réalités de terrain. Un bon partenaire cashless, ce n'est pas juste un fournisseur de technologie ; c'est une équipe qui, grâce à ses racines associatives, sait ce qu'est un "coup de feu" à la buvette et qui est là pour vous aider à le gérer avec fiabilité. N'hésitez jamais à poser des questions : un bon partenaire sera toujours ravi de vous expliquer ces concepts avec des mots simples.